¿Qué se requiere tener listo para realizar una reunión o evento familiar?

 

Cuando hablamos de un evento familiar sabemos que serán varios al año, que si día de la madre, día del padre, navidad, cumpleaños, y dependiendo de a qué religión pertenezcas y la edad de los integrantes de tu familia tendrás bautizos, comuniones, bar mitzvah, matrimonios, entre otros. Generalmente quien se encarga de organizar estos encuentros es el que tiene la casa más grande, los latinos somos prácticos y nos gusta compartir con nuestra gente como si pertenecieramos todos a la misma familia; pues bien, si tú sueles ser el organizador de tu familia o por el contrario nunca has hecho una de estas quedadas, en este post te vamos a explicar esas cosas fundamentales que debes tener en cuenta al momento de realizar un evento familiar.

Los invitados

 

Lo primero que debes determinar a la hora de hacer un evento es quiénes y cuántos son tus invitados, ya que de esto dependerá el lugar, la comida, el transporte, si vas a necesitar alquilar mesas y sillas, el horario del evento, etc. Para reuniones de unas 10-15 personas, generalmente un apartamento o casa de gran tamaño queda perfecto, ahora, si tus invitados suman más personas que eso te conviene buscar un espacio donde todos estén cómodos. Toma en cuenta que si al evento asistirán niños, es importante que tengan un lugar seguro donde entretenerse, de lo contrario cuando se aburran comenzarán a convencer a sus padres para irse pronto y esto puede terminar con tu evento antes de lo previsto. En caso que el evento sea nocturno, debes tener en consideración la accesibilidad del lugar y siempre es conveniente tener a la mano uno o dos servicios de taxi que tus invitados puedan usar.

El espacio / lugar

 

Muchas residencias cuentan con espacios especiales para recibir invitados, son conocidas como salas de fiestas, las cuales generalmente tienen acceso a las áreas comunes del edificio como parques, jardines y demás. Su capacidad dependerá de qué tan grandes sean, y siempre se pueden rentar servicios especializados como organizadores de fiesta, que puedan alquilar sillas, mesas, mantelería, colchones para los niños, puestos de comida y demás.

Para reuniones pequeñas en casa o apartamentos particulares, siempre es importante tener en cuenta la capacidad del mismo, si no se tienen muchas sillas o sofás colocar algunos de plástico que puedan servir solo en el momento. Generalmente en este tipo de reuniones el anfitrión es el más ocupado, pues es quien conoce cómo funcionan las cosas dentro del lugar. Si quieres quitarte un poco de la carga, siempre puedes hacer un compartir, donde cada invitado lleva algo de comer para picar con los demás y te ahorras mucho tiempo en la cocina.

Para eventos un poco más grandes y especiales como bodas y cumpleaños, puedes rentar lugares destinados para ello, incluso en las afueras de la ciudad. En este sentido, esos sitios suelen estar equipados para dar el máximo confort a sus invitados, pero es importante que tomes en cuenta el tema del transporte y si es un evento nocturno, que des opciones de estadías cercanas al lugar. Esto casi siempre se usa para eventos de más de 100 invitados.

La comida

 

La comida de un evento está determinada por varios factores, en primer lugar la cantidad de invitados, ya que si tienes un evento muy concurrido será más costoso el darle platos enteros como almuerzo y cena a todos; en segundo lugar debes tener en consideración el tiempo de duración, de qué hora a qué hora es el evento, y prever que las personas generalmente comen cada 3 horas; en tercer lugar qué tipo de evento es: infantil, familiar, boda, cumpleaños, bautismo, etc., ya que esto determinará si sirves cosas para picar o un menú completo para cada invitado.

Las agencias de festejo generalmente aconsejan presupuestar entre 8-10 pasapalos por invitado, estas son bandejas con pequeñas comidas, que se rotan cada 10-15 minutos y mantiene a tus invitados contentos y satisfechos. También tienes la opción de colocarlos en mesas grandes, para que cada quien pueda servirse lo que quiera y cuando desee. Actualmente existen carritos móviles de cualquier comida que puedes alquilar por horas, los más comunes son de perritos calientes y crispetas, ellos mismos se encargan de irle sirviendo a tus invitados a medida que se los van pidiendo.

Respecto a las bebidas es convenientes que siempre tengas opciones tanto alcohólicas como sin alcohol, ya que no solo los niños se inhiben de beber tragos, sino que a veces tendrás adultos en condiciones especiales como alergias, embarazos, tratamientos médicos y así, que no puedan ingerir alcohol. Generalmente la distribución de las bebidas está a cargo de un barman, ya que puedes controlar su servicio y evitar derrames, roturas de botellas o incluso borracheras de tus invitados, haciendo que te rinda mucho más la bebida. Un consejo útil es que le pidas al barman que te avise cuando vea que alguno de tus invitados está pasado de copas, así puedes evitar imprevistos.

Invitaciones

 

Pues bien, una vez definidos todos los detalles anteriores, oficialmente tienes un evento. Sin embargo, ¿qué es una fiesta o reunión sin gente?, pues un fracaso, así que es tu deber el notificar a todos tus invitados que estás planeando este evento. Anteriormente existían cartitas prefabricadas con todas las posibles ocasiones que te puedas imaginar, las compras por paquetes en papelerías y solo debes colocarle el nombre de la persona a la cual estás invitando al evento. Hoy en día existen formas más rápidas y ecológicas de invitar a tus conocidos. Comenzando por el más básico y cotidiano que es el WhatsApp, puedes enviar una cadena a los contactos que te interesan que vengan, o crear un grupo para que estén todos enterados de las novedades. Si no tienes amigos tan tecnológicos, también puedes contar con el clásico email o si por el contrario eres muy fan de las redes sociales, Facebook tiene una función que te permite crear eventos y añadir a tus invitados en dicho grupo

Sin importar qué evento realices, lo más importante siempre serán los momentos con familia y amigos.